Miten ERP tukee yrityksen toimintaa
Mitä kasvun mahdollisuuksia ja kilpailukyvyn edellytyksiä tuo ratkaisu, jossa ei muokattavuutta ei prosessiautomaatiota eikä laajennettavuutta ole mahdollista toteuttaa yrityskohtaisesti, vaan yleensä aina toimialan perustoimintoja ja prosesseja noudattaen. Näissä tilanteissa kevyt ja yksinkertainen toimialaratkaisu saattaa tuntua siltä, että se ratkaisee juuri tämän hetkiset yrityksen kriittiset ongelmat, mutta miten se tukeekaan yritystä lähitulevaisuudessa tai pidemmällä aikajänteellä? Mikäli yritys ei hae kilpailuetua, eikä sillä ole halua kasvaa tai kehittää toimintaansa, saattavat jotkin kotimaiset tai ruotsalaiset toiminnanohjausratkaisut olla riittäviä. Mikäli yritys katsoo pidemmälle, tarkastelee tulevaisuutta ja pyrkii löytämään keinoja joilla säilyttää kilpailukykynsä tehokkuutensa ja kannattavuutensa, on pakko tarttua globaaleihin ratkaisuihin.
Ratkaisu jolla on vain yksi toimittaja ollaan vääjäämättä tilanteessa, jolloin toimittaja kykenee ottamaan asiakkaan otteeseen, ja josta on hyvin vaikea päästä eroon. Vastaavasti voi olla myös hyvin vaikeaa löytää yhteisiä intressejä yrityksen toiminnan ja sen kilpailukyvyn kehittämiseksi. Globaalien järjestelmien tuomat mahdollisuudet tuovat mukanaan mahdollisuuden vaihtaa toimittajaa, jos asiakas ei syystä tai toisesta ole sen toimintaan tyytyväinen. Lisäksi nykyään on kasvamassa enenevissä määrin projekteja, joissa on mukana useampi järjestelmään vihkiytynyt toimittaja. Tällöin saatetaan keskittyä yksittäisiin prosessiketjuihin, joihin haetaan mahdollisesti toimialan parhaat osaajat.
Vendor lock on seikka, johon syystä tai toisesta kiinnitetään aivan liian vähän huomiota. Kun kyseessä on ohjelmistotoimittaja, joka on myös ohjelmiston valmistaja, on luonnollista, että vendor lock on vääjäämätön. Vastaavasti ohjelmistokehityksen IPR omistukset ovat yleisesti aina toimittajan eivätkä asiakkaan, vaikka asiakas on kehityksen maksanutkin. IPR ongelmat tulevat usein vastaan myös silloin, kun toimittajana on ratkaisutoimittaja, joka edustaa globaalia järjestelmää, mutta jonka kaikki kehitystyö joka on asiakkaan maksamaa, perustuu toimittajan tiukkaan IPR menettelyyn.
Onko järkevää valita globaalisti arvostettu järjestelmä vai paikallinen ohjelmisto?
Ohjelmistovalinta on strateginen päätös, jolla on pitkäkestoisia vaikutuksia organisaation kasvuun, kilpailukykyyn ja toimintamalleihin. Moni organisaatio pohtii samaa peruskysymystä: kannattaako valita globaalisti tunnettu ja laajasti käytetty ohjelmisto vai paikallinen, usein ketterämmäksi mielletty ratkaisu? Yksiselitteistä vastausta ei ole, sillä oikea valinta riippuu organisaation tavoitteista, digitaalisesta kypsyydestä ja siitä, millaisessa roolissa ohjelmiston halutaan toimivan kokonaisarkkitehtuurissa.
Globaalit ohjelmistot on tyypillisesti suunniteltu skaalautumaan useille toimialoille ja eri markkinoille. Ne tuovat mukanaan hyväksi todettuja toimintamalleja, vakiintuneita prosessirakenteita sekä valmiita integraatioita muihin järjestelmiin. Nykyaikaisten globaalien ratkaisujen etuihin kuuluu myös aiempaa parempi mukautettavuus: kevyet konfiguroinnit ja rajatut räätälöinnit voidaan usein toteuttaa organisaation oman IT:n toimesta ilman raskaita kehityshankkeita. Tämä mahdollistaa joustavuuden ilman, että järjestelmän peruslogiikkaa tarvitsee rikkoa.
Paikalliset ohjelmistot ovat puolestaan usein toimialaspesifejä ja syntyneet vastaamaan tietyn markkinan tai lainsäädäntöympäristön erityistarpeisiin. Niihin on monesti rakennettu vuosien aikana vakiintuneita prosesseja, jotka istuvat hyvin paikalliseen toimintakulttuuriin ja esimerkiksi Suomen kirjanpitolainsäädännön vaatimuksiin. Tästä näkökulmasta ne voivat tarjota nopean ja tutun ratkaisun arjen tarpeisiin.
Paikallisten ohjelmistojen haasteet liittyvät usein mukautettavuuteen ja toimittajan kehitysresursseihin. Rajallinen asiakaskunta pitää ohjelmistotalon liiketoiminnan usein sellaisella tasolla, ettei laajamittaiseen, jatkuvaan ja innovatiiviseen kehitykseen ole riittäviä voimavaroja. Tämä voi pitkällä aikavälillä hidastaa järjestelmän uusiutumista suhteessa liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin. Lisäksi paikallisten ohjelmistojen kohdalla on syytä tiedostaa vahva toimittajariippuvuus: toimittajan vaihtaminen on käytännössä usein hyvin vaikeaa, ellei jopa mahdotonta, mikä lisää riskiä teknisen ja taloudellisen lukkiutumisen näkökulmasta.
Pilvipalvelut maailmalla vai konesali Suomessa?
Pilvipalveluiden ja paikallisten konesalien vertailussa keskustelu ajautuu usein yksinkertaistettuun vastakkainasetteluun: globaalit pilvipalvelut vastaan Suomessa sijaitseva konesali. Todellisuudessa turvallisuus, jatkuvuus ja riskienhallinta eivät määräydy maantieteen vaan arkkitehtuurin, hajautuksen ja toimintamallien perusteella.
On tärkeää muistaa, että Ukrainan sota on konkreettisesti osoittanut, ettei fyysisesti lähellä sijaitseva infrastruktuuri ole automaattisesti turvallinen. Paikallinen konesali voi altistua samoille riskeille kuin mikä tahansa muu kriittinen infrastruktuuri: sähkökatkoille, fyysisille tuhoille, kyberhyökkäyksille tai logistisille häiriöille. Yksi sijainti, vaikka se olisi Suomessa, muodostaa aina yksittäisen riskipisteen.
Pilvipalveluiden keskeinen vahvuus on hajauttaminen. Globaalit pilvialustat mahdollistavat datan ja palveluiden jakamisen useisiin maantieteellisesti erillisiin alueisiin, usein jopa eri maanosille. Tämä lisää merkittävästi palveluiden käytettävyyttä, toipumiskykyä ja häiriönsietoa. Oikein suunniteltuna pilviarkkitehtuuri kestää tilanteita, joissa yksittäinen alue tai jopa kokonainen valtio menettää toimintakykynsä hetkellisesti.
Oleellista ei siis ole se, sijaitseeko data ”jossain päin Suomea” vai globaalissa pilvessä, vaan kuinka hyvin palvelut on hajautettu, varmistettu ja harjoiteltu. Yksittäinen konesali ilman toimivaa varautumisstrategiaa on usein riskialttiimpi kuin monialueinen pilviratkaisu, jossa jatkuvuus on rakennettu lähtökohtaisesti osaksi infrastruktuuria.
Lopulta kysymys ei ole paikallisuuden ja globaalisuuden vastakkainasettelusta, vaan siitä, ymmärretäänkö nykyaikaisen IT‑ympäristön turvallisuus kokonaisuutena: resilienssinä, skaalautuvuutena ja kyvykkyytenä selviytyä ennakoimattomista kriiseistä.
ERP‑kokonaisuuden toimittajaksi valittava kumppani
ERP‑hankkeessa ei valita vain ohjelmistoa, vaan ennen kaikkea kumppania, jonka kanssa organisaatio elää vuosia – usein vuosikymmeniä. Teknologia on vain osa onnistumista; ratkaisevaa on se, millainen ajattelutapa, toimintamalli ja arvopohja kumppanilla on.
Hyvä ERP‑kumppani on ennen kaikkea innovatiivinen, mutta ei teknologia edellä vaan liiketoimintalähtöisesti. Innovatiivisuus ei tarkoita uusimpien ominaisuuksien esittelyä, vaan kykyä tunnistaa, missä teknologia aidosti tuo arvoa ja missä yksinkertainen ratkaisu on paras. Kaikkea uutta ei tarvitse ottaa käyttöön – oleellista on oikeiden asioiden tekeminen oikeaan aikaan.
Erityisen tärkeää on, ettei kumppani pyri myymään vain omaa tarjoamaansa ratkaisua hinnalla millä hyvänsä. ERP‑markkinassa on edelleen toimijoita, joiden vastaus kaikkiin kysymyksiin on sama tuote tai alusta – soveltui se kokonaisuuteen tai ei. Aidosti luotettava kumppani uskaltaa sanoa myös ei ja ehdottaa vaihtoehtoja, jos jokin ratkaisu ei palvele asiakkaan liiketoimintaa pitkällä aikavälillä.
Vuosien kokemus on ERP‑hankkeissa merkittävä etu. Kokemus näkyy kyvyssä ennakoida sudenkuoppia, tunnistaa kriittiset päätöspisteet ja ymmärtää, mitkä asiat kannattaa tehdä standardina ja missä räätälöinti on aidosti perusteltua. Kokeneella kumppanilla on myös näkemystä siitä, miten organisaatiot muuttuvat järjestelmän ympärillä – ei vain käyttöönoton aikana, vaan myös vuosien päästä.
Teknologinen ymmärrys on välttämätön perusta, mutta yksinään riittämätön. Hyvä kumppani ymmärtää eri teknologioiden mahdollisuudet, rajapinnat, pilvipalveluiden, integraatioiden ja tietoturvan kokonaisuudet – ja osaa suhteuttaa ne asiakkaan todelliseen tarpeeseen. Kyse ei ole siitä, mitä teknologialla voi tehdä, vaan siitä, mitä sillä kannattaa tehdä.
Keskeinen kriteeri on myös kumppanin aito halu etsiä asiakkaan kanssa yhdessä parhaita ratkaisuja liiketoiminnan tueksi. Tämä tarkoittaa kuuntelemista, kyseenalaistamista ja yhteistä ongelmanratkaisua – ei valmiiksi paketoitua mallia, joka yritetään sovittaa väkisin asiakkaan arkeen. Parhaat ERP‑kokonaisuudet syntyvät yhteistyössä, eivät toimitusprojektina.
Lopuksi on syytä kysyä kriittinen kysymys: voiko ohjelmiston kehittäjäorganisaatio olla aidosti puolueeton? Harvoin. Oman ohjelmiston kohdalla lähtökohta on usein se, että ratkaisussa ei voi olla puutteita – tai jos on, ne paikataan kehittämällä ne asiakkaan kustannuksella. Tämä ei ole välttämättä väärin, mutta se tulee tiedostaa. Siksi on arvokasta, että ERP‑kumppani kykenee toimimaan asiakkaan edunvalvojana myös suhteessa ohjelmistotoimittajaan, eikä ainoastaan sen jatkeena.
Hyvä ERP‑kumppani ei myy täydellisyyttä. Se myy ymmärrystä, kokemusta ja kykyä tehdä kestäviä valintoja tilanteessa, jossa kompromisseilta ei voi välttyä.
Finastor Group Oy auttaa asiakkaitaan hyödyntämään eri teknologioita yritysten toimintatapojen ja prosessien kehittämisessä sekä tehostamisessa.
Kirjoittaja Mika Ropponen toimii Advisorina ja hallituksen puheenjohtajana Finastor Group Oy:ssa
Our Process Care Will Take You There